Śledzenie podstawy prawnej przetwarzania w HubSpot

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności danych, firmy potrzebują prawnego powodu, aby wykorzystywać i przetwarzać dane kontaktowe oraz muszą przechowywać zapisy zgody i dowody innych legalnych celów przetwarzania.

Właściwość kontaktu Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu pomaga w gromadzeniu, śledzeniu i przechowywaniu podstawy prawnej przetwarzania poprzez umowę, uzasadniony interes i zgodę dla kontaktów HubSpot. Zgodnie z RODO firmy są zobowiązane do posiadania co najmniej jednej podstawy prawnej jako ważnego powodu przetwarzania danych. W każdej sytuacji może istnieć więcej niż jedna podstawa prawna.

Uwaga: chociaż HubSpot zapewnia tę funkcję, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Zobacz właściwości i zrozum każdą podstawę prawną

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.
3. Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
4. We właściwości można wyświetlić sześć domyślnych opcji właściwości. Pierwsze trzy opcje to różne rodzaje uzasadnionych interesów. Uzasadniony interes ma miejsce, gdy firmy mają niezbędny i legalny powód biznesowy do przetwarzania danych osobowych kontaktu w sposób, jakiego oczekiwałby kontakt.
   
   • Uzasadniony interes - Lead: Przetwarzanie danych potencjalnego klienta lub potencjalnego klienta w celu komunikacji na temat potencjalnego biznesu. Na przykład przetwarzanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail potencjalnego klienta po zapisaniu się przez niego do otrzymywania newslettera. Potencjalny klient to osoba, która wyraziła zainteresowanie firmą, ale nie kupiła żadnych towarów ani usług.
   • Uzasadniony interes - Klient: Gdy przetwarzanie danych dla klienta jest niezbędne do wspierania bieżącej relacji biznesowej. Na przykład aktualizowanie adresu klienta lub wysyłanie mu informacji o otwarciu nowego sklepu. Klient to osoba, która kupiła towary lub usługi od firmy.
   • Uzasadniony interes - Inne: Gdy istnieje prawny powód przetwarzania danych osoby kontaktowej w sposób, którego osoba ta oczekiwałaby od firmy, ale rodzaj kontaktu lub relacji biznesowej nie pasuje do żadnej z innych podanych kategorii HubSpot.
   • Wykonanie umowy: gdy przetwarzanie danych kontaktowych jest konieczne do wykonania zadań wynikających z umowy lub przed formalnym rozpoczęciem relacji biznesowej. Na przykład przetwarzanie adresów e-mail kontaktu po tym, jak poprosił o wycenę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

1. • Dobrowolna zgoda osoby kontaktowej: Gdy osoba kontaktowa wyraziła bezpośrednią zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych, na przykład gdy osoba kontaktowa tworzy profil konta w firmie i wyraża zgodę na komunikację. Zgoda powinna być konkretna, świadoma i jednoznaczna.

1. • Nie dotyczy: Gdy prawny powód przetwarzania danych kontaktowych nie jest wymagany do komunikacji z kontaktem. Na przykład, osoba kontaktowa nie jest obywatelem UE lub Wielkiej Brytanii objętym przepisami RODO dotyczącymi prywatności.

Przyznanie podstawy prawnej dla kontaktów

Po włączeniu ustawień prywatności danych można dodać zgodę i podstawę prawną do kontaktów w następujący sposób:

• Kończenia importu listy.
• Tworzenie kontaktu.
• Edytowanie podstawy prawnej w ankietach.
• Udzielanie jednorazowej podstawy prawnej podczas wysyłania wiadomości e-mail do kontaktu.
• Przyznanie jej dla pojedynczego kontaktu.
• Przyznawanie jej dla kontaktów zbiorczych.
• Usuwanie statusu rezygnacji z wiadomości e-mail.
• Ponowne subskrybowanie kontaktu do marketingowych wiadomości e-mail po rezygnacji.
• Subskrybowanie kontaktu do typu subskrypcji.
• Aktualizacja statusu subskrypcji i podstawy prawnej przetwarzania właściwościdanych kontaktu w przepływie pracy.

Przyznanie podstawy prawnej dla pojedynczego kontaktu

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę kontaktu.
3. W lewym panelu kliknij Akcje i wybierz Wyświetl wszystkie właściwości.
4. Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu .
5. Zaznacz pola wyboru obok wartości, których chcesz użyć.

Zbiorcze przyznawanie podstawy prawnej

Aby zbiorczo przyznać podstawę prawną kontaktom:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
2. Aby wybrać określone kontakty, zaznacz pola wyboru obok rekordów do edycji.
3. Aby wybrać wszystkie kontakty, zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli, a następnie kliknij opcję Wybierz wszystkie [x] kontakty.
4. W górnej części tabeli kliknij opcję Edytuj, a następnie wyszukaj i wybierz opcję Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
5. Kliknij menu rozwijane Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu i zaznacz pola wyboru obok opcji, które chcesz zastosować do swoich kontaktów.
6. Kliknij przycisk Aktualizuj.