HubSpotでデータを処理するための法的根拠を追跡する

一般データ保護規則(GDPR)およびその他のデータプライバシー法の下では、会社がコンタクトのデータを使用および処理するには法的理由が必要となり、会社は同意の記録とその他の法的な処理目的の証拠を保持する義務を負います。

[コンタクトプロパティー]の[コンタクトのデータを処理するための法的根拠]は、契約や正当な利害関係、および同意に基づくHubSpotのコンタクトに関するデータ処理の法的根拠を収集、追跡、保存するのに役立ちます。 GDPRによると、企業がデータを処理する正当な理由として少なくとも1つの法的根拠が求められます。それぞれの状況に合った法的根拠が複数ある場合があります。

注： HubSpotはこの機能を提供していますが、お客さまの具体的な状況に応じたコンプライアンスに関するアドバイスは、自社の法務部門にご相談いただくことを強くお勧めします。

プロパティーを表示し、各法的根拠を理解する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に移動します。
3. ［コンタクトのデータを処理するための法的根拠］プロパティーを検索してクリックします。
4. プロパティーには、6 つのデフォルトのプロパティー オプションが表示されます。最初の3つのオプションは、さまざまな種類の正当な利益です。正当な利害関係とは、企業がコンタクトの個人データをコンタクトの期待に沿った方法で処理するための必要かつビジネス上の法的な理由がある場合です。
   
   • 正当な利害関係 - リード： 潜在的なビジネスについてコミュニケーションを取るために見込み客またはリードからのデータを処理する場合。例えば、メールマガジンの受信にサインアップした後に取得したプロスペクト（見込み客）の名前とEメールの処理などです。見込み客またはリードとは、ビジネスに関心を示したが、商品やサービスを購入していないコンタクトのことです。
   • 正当な利害関係 - 顧客: 継続的な取引関係をサポートするため、顧客のためにデータを処理する必要がある場合。例えば、顧客の住所を更新したり、新しい店舗の開店に関する情報を送信したりするなどです。顧客とは、企業から商品やサービスを購入した人のことです。
   • 正当な利害関係 - その他:コンタクトが事業に期待する方法でコンタクトのデータを処理することに法的な理由があるものの、コンタクトまたはビジネス上の関係のタイプが、記載されている他のHubSpotカテゴリーのいずれとも一致しない場合。
   • 契約の履行：契約に基づくタスクを完了するため、または正式にビジネス関係を開始する前に、コンタクトデータの処理が必要な場合。例えば、コンタクトがEメールで見積もりを依頼した後、コンタクトのEメールアドレスを処理する場合などです。

1. • コンタクトからの自由意思に基づく同意： コンタクトが個人データの処理に直接同意した場合（例えば、コンタクトが企業とのアカウントプロファイルを作成し、コミュニケーションに同意した場合）。同意は、具体的で十分な情報に基づき、曖昧さがないものでなければなりません。

1. • 該当なし: コンタクトとのコミュニケーションにコンタクトデータを処理する法的理由が必要ない場合。例えば、コンタクトがGDPRプライバシー法の対象となるEU市民でも英国市民でもありません。

コンタクトの法的根拠を付与

データのプライバシー設定をオンにした後、以下でコンタクトに同意と法的根拠を追加できます:

• リストのインポートを完了しています。
• コンタクトの作成
• アンケートの法的根拠の編集。 
• コンタクトにEメールを送信するときに1回限りの法的根拠を提供する。 
• 単一のコンタクトに付与します。 
• コンタクトに対して 一括で付与します。 
• Eメールステータスのオプトアウトを削除しています。
• オプトアウト後にコンタクトをマーケティングEメールに再登録 する。
• コンタクトを特定の配信カテゴリーに配信登録しています。
• ワークフローにおけるコンタクトの コンタクトのデータを処理するための法的根拠 プロパティー の登録ステータスと 法的根拠を更新する。

コンタクトの法的根拠を付与する

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
2. コンタクトの名前をクリックします。
3. 左側のパネルで[ アクション ]をクリックし、[ 全プロパティーを表示]を選択します。 
4. ［コンタクトのデータを処理するための法的根拠］プロパティーを検索してクリックします。 
5. 使用する値の横にある チェックボックス をオンにします。

法的根拠を一括付与する

コンタクトに法的根拠を一括付与するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
2. 特定のコンタクトを選択するには、編集するレコードの横にある チェックボックスをオンにします 。
3. すべてのコンタクトを選択するには、テーブルの上部にある チェックボックスをオンにしてから、[全て選択x]コンタクトをクリックします。
4. テーブルの一番上にある[編集]をクリックし、 コンタクトのデータを処理するための法的根拠を検索して選択します。
5. [ コンタクトのデータを処理するための法的根拠 ]ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトに適用するオプションの横にある チェックボックスをオンにします 。
6. [更新]をクリックします。